Rok čuvanja poslovne dokumentacije određen je odredbama jednog ili više propisa. Ukoliko rok čuvanja pojedinog dokumenta uređuje više propisa tada se dokumentacija čuva prema odredbama onog propisa koji zahtjeva duži rok čuvanja.
Svu poslovnu dokumentaciju nakon korištenja (obrade) potrebno je čuvati radi naknadnih provjera i kontrola od strane same tvrtke, tijela za nadzor, te u svrhu ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva u sudskom ili upravnom postupku.
Za utvrđivanje rokova čuvanja porezne i računovodstvene dokumentacije najznačajniji su propisi
- Zakon o računovodstvu
- Opći porezni zakon
Osim ovih propisa rokovi čuvanja dokumentacije mogu biti propisani i ostalim propisima.
Člankom 7. st. 10. ZOR-a propisano je da je tvrtka dužna poduzeti mjere da računovodstvena dokumentacija bude zaštićena od gubitka, oštećenja i osigurati da potrebna tehnička oprema, nositelji podataka i softver budu zaštićeni od zlouporabe, oštećenja, uništenja, neovlaštenog ometanja, neovlaštenog pristupa, gubitka, krađe ili otuđenja.
Prema navedenom financijski izvještaji, isplatne liste, evidencija o radnicima i određena druga dokumentacija čuva se trajno.
Knjigovodstvene isprave čuvaju se:
- kao izvorni pisani dokument,
- na nositelju elektroničkog zapisa ili
- pretvorene na nositelju mikrografske obrade (čl.10. ZOR-a).
Rok za čuvanje knjigovodstvenih isprava počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige u koje su isprave unesene.
Knjigovodstvene isprave mogu se čuvati na području Republike Hrvatske (u nastavku: RH) i u drugoj državi članici.
Rokovi čuvanja:
| Dokumentacija | Rok | |
| Knjigovodstvene isprave | Na temelju kojih su podaci unseni u dnevnik i glavnu knjigu te pomoćne knjige | najmanje 11 godina |
| Isplatne liste, analitička evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi | trajno | |
| Dokumentacija iz područja radnih odnosa | Evidencija o radnicima (Matične knjige radnika) | trajno |
| Evidencije o: Radnicima koji su privremeno ustupljeni od povezanog društvaOsobama koje se kod poslodavca nalaze na stručnom osposobljavanju za rad bez zasnivanja radnog odnosaRedovitim studentima koji rade posredstvom ovlaštenih studentskih centaraRedovitim učenicima koji rade posredstvom ovlaštenih srednjoškolskih ustanovaRedovitim učenicima ustanova za strukovno obrazovanje koji kod poslodavca pohađaju praktičnu nastavu i vježbeOsobama koje kod poslodavca obavljaju rad za opće dobro u skladu sa općim propisima | 6 godina od dana prestanka rada kod tih poslodavaca | |
| Evidencija o radnom vremenu | 6 godina (u slučaju radnog spora do pravomoćnog okončanja spora) | |
| Porezna kartica (PK obrazac) | Čuvati dok god zaposlenik koji ostvaruje primitak iz čl. 21 Zakona o porezu na dohodak radi kod poslodavca, odnosno dok se isplaćuje mirovina ili primitak po osnovi nesamostalnog rada (čl.26. st. 3 Zakona o porezu na dohodak) | |
| Dokumentacija iz područja carinskog i deviznog poslovanja | Carinska deklaracijaKnjigovodstveni zapisPotvrda o porijeklu robeDruge carinske isprave | U roku utvrđenu propisisma, a najmanje 3 godine od posljednjeg dana kalendarske godine u kojoj je okončan carinski postupak (Carinski zakon/Zakon o provedbi carinskih provedbi) |
| Nadzorna knjiga Poslova osiguranjaKreditnih poslovaIzravnih ulaganjaPoslova s vrijednosnim papirimaUlaganje u nekretnineDepozitnih poslova rezidenta sa stranim financijskim institucijamaOstalog kretanja kapitala | 7 godina (toč. IV. Podtoč. 5. Naredbe o vođenju nadzorne knjige o kapitalnim poslovima s inozemstvom) |
Poslovna dokumentacija i poslovne knjige kojima je istekao rok čuvanja uništavaju se na način koji osigurava zaštitu tajnosti podataka i onemogućuje neovlašteni pristup osobnim podacima, te u skladu s propisima o zaštiti okoliša.
