S prvim danom listopada 2024. godine na snagu stupa Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenih kod poslodavca.
Ovim se Pravilnikom propisuje sadržaj i način vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca, ako drugim propisom nije drukčije uređeno.
Svrha Pravilnika je osigurati da poslodavci vode točne i ažurirane evidencije o svojim radnicima.
Novi Pravilnik donosi nekoliko važnih promjena i novosti kao što su:
Usklađivanje s GDPR-om – s obzirom na to da evidencija o radnicima sadrži niz osobnih podataka od kojih su neki i osjetljivi potrebno je posebnu pažnju posvetiti zaštiti podataka
Detaljnija evidencija – evidencija uključuje dodatne podatke o radnicima kao što su podaci o stručnom obrazovanju, licencama, certifikatima i drugim kvalifikacijama.
Rad na daljinu – uvedene su nove odredbe koje se odnose na evidenciju radnog vremena za radnike koji rade na daljinu.
Odsutnosti i dopusti – uključene su detaljnije evidencije o različitim vrstama odsutnosti kao što su očinski dopust, dopust za pružatelje skrbi…
Privremeno ustupanje radnika – potrebno je voditi evidenciju i o radnicima koje im je privremeno ustupila agencija za privremeno zapošljavanje te je i za to područje uređeno trajanje čuvanja pojedine dokumentacije
Što obuhvaća evidencija o radnicima?
Evidencija o radnicima obuhvaća sve podatke koje poslodavac mora voditi o svojim zaposlenicima te je prema novom Pravilniku evidencija smanjena s 18 na 13 obveznih podataka.
Prema pravilniku to uključuje:
- ime i prezime
- osobni identifikacijski broj (OIB)
- spol
- dan, mjesec i godina rođenja
- državljanstvo
- prebivalište, odnosno boravište
- dozvola za boravak i rad ili potvrda o prijavi rada, ako ih je radnik državljanin treće zemlje obvezan imati
- stručno obrazovanje te posebni ispiti i tečajevi koji su uvjet za obavljanje posla, uvjerenja, licence, certifikati i sl.
- datum početka rada
- naziv radnog mjesta, odnosno narav ili vrsta rada na koje se radnik zapošljava
- vrsta sklopljenog ugovora o radu
- datum i razlog prestanka radnog odnosa, odnosno prestanka rada za ustupljene radnike
- datum podnošenja prijave (početka, promjene, prestanka) na obvezna osiguranja radnika kao osiguranika po osnovi radnog odnosa, uključujući i dobrovoljno mirovinsko osiguranje, ako poslodavac sudjeluje u plaćanju istog, te obveznog zdravstvenog osiguranja tijekom rada u inozemstvu
Uz navedene podatke potrebno je voditi i druge podatke o kojima ovisi ostvarivanje pojedinih prava i obveza iz radnog odnosa.
Također, poslodavac je dužan, radi osiguravanja dokaza o točnosti podataka zaštiti, pohraniti i čuvati u izvorniku ili u preslici isprave, dokumente i akte na temelju kojih u evidenciju unosi, mijenja ili briše podatke o radnicima.
Novost je i obveza vođenja pismenog pregleda podataka o svakom radniku.
Evidencija radnog vremena
Pravilnikom je propisana evidencija o radnom vremenu te koje podatke treba sadržavati:
- ime i prezime radnika
- datum u mjesecu
- početak rada
- završetak rada
- vrijeme i sati zastoja, prekida rada i sl. do kojega je došlo krivnjom poslodavca ili uslijed drugih okolnosti za koje radnik nije odgovoran
- ukupno dnevno radno vrijeme
- sati terenskog rada
- sati pripravnosti
- vrijeme nenazočnosti na radu (odmor (dnevni, tjedni, godišnji), neradni dani (blagdani i praznici), sati spriječenosti za rad zbog privremene nesposobnosti za rad, plaćeni dopust, očinski dopust…)
S napomenom da za radnike kojima je radno vrijeme raspoređeno u jednakom trajanju i jednakom rasporedu po danima, tjednima i mjesecima, poslodavac nije dužan u evidenciji radnog vremena evidentirati podatak o satima korištenja dnevnog i tjednog odmora.
Evidencija o radnom vremenu radnika se vodi za obračunsko razdoblje koje je utvrđeno za isplatu plaće.
Dužnost vođenja evidencije o radnom vremenu započinje danom početka rada određenog radnika te prestaje danom prestanka radnog odnosa određenog radnika.
Čuvanje evidencije
Evidencija o radnicima mora biti točna, ažurna i zaštićena.
Sigurnost podataka – S obzirom na to da sadrži brojne osobne podatke radnika od kojih neki spadaju i u osjetljivu grupu podataka te podaci moraju biti zaštićeni od neovlaštenog pristupa, gubitka ili oštećenja. To se osigurava pohranom dokumentacije u fizičkom obliku na sigurna mjesta pod ključem, a ona u digitalnom obliku se štiti korištenjem lozinki, enkripcije i sigurnosnih kopija te s ograničenim pristupom.
Ažuriranje podataka – evidencija mora biti redovito ažurirana te se moraju evidentirati sve promjene u statusu radnika (promjene u radnom vremenu, plaći, osobnim podacima…).
Rokovi čuvanja
Prema novom Pravilniku izmijenjeni su i rokovi čuvanja podataka:
Opći podaci o radnicima – 6 godina od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos, osim u slučaju radnog spora kada se podaci čuvaju do pravomoćnog okončanja spora
Pisani pregled o radniku i evidencija radnog vremena – do isteka godine u kojoj je prestao radni odnos
Dokumentacija vezana za sigurnost i zaštitu na radu – Rješenja, privatne isprave, potvrde i zapisnici vezani za sigurnost na radu, ozljede na radu i profesionalne bolesti čuvaju se u rokovima propisanim posebnim propisima
Dokumentacija vezana za mirovinsko osiguranje – Rješenja, privatne isprave i potvrde vezane za ostvarivanje prava iz mirovinskog osiguranja čuvaju se 40 godina od isteka godine u kojoj je radni odnos prestao.
Dokumentacija vezana za obvezno zdravstveno osiguranje – Rješenja, privatne isprave, potvrde, zapisnici i sl. vezano za ostvarivanje prava iz obveznog zdravstvenog osiguranja, 6 godina računajući od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala, odnosno do pravomoćnog okončanja spora.
Dokumentacija vezana za ostvarivanje prava na pružanje osobne skrbi, ostvarivanje rodiljnih i roditeljskih prava – 6 godina računajući od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala, odnosno do pravomoćnog okončanja spora.
Zahtjevi radnika za zaštitom prava iz radnog odnosa – Odluke, akti i pismenim poslodavca donesenim u postupku povodom takvih zahtjeva, 6 godina računajući od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala, odnosno do pravomoćnog okončanja spora.
Kolektivni ugovor – 6 godina računajući od isteka ugovorenog vremena trajanja kolektivnog ugovora ili od isteka produžene primjene pravnih pravila sadržanih u tom kolektivnom ugovoru, odnosno do pravomoćnog okončanja spora
Pravilnik o radu – 6 godina računajući od isteka godine u kojoj je pravilnik o radu prestao važiti, odnosno do pravomoćnog okončanja spora
Druge isprave, dokumenti i akti vezani za ostvarivanje prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom – 6 godina računajući od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala.
Evidencija o fizičkim osobama koje kod poslodavca obavljaju poslove na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa
Osim o radnicima privremeno ustupljenima za rad, poslodavci su dužni voditi i evidencije o fizičkim osobama koje kod poslodavca obavljaju poslove na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa kao što su učenici i studenti koji rade preko učeničkog ili studentskog servisa, učenici koji kod poslodavca pohađaju stručnu praksu, stručno osposobljavanje bez zasnivanja radnog odnosa…
